REGOLAMENTO IN MATERIA DI TERMINI - DI RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO - DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI E TUTELA DEI DATI PERSONALI

 -         C.S.  N. 87 DEL 24.2.1994

-         C.C. N. 92 DEL 18.11.1997

-         C.C. N. 19 DEL 15.4.2002

-         C.C. N. 8 DEL 18.3.2003

-         C.C. N. 41 DEL 22.9.2003

-         C.C. N. 21 DEL 15.4.2004

TESTO COORDINATO

Regolamento in materia di termini, responsabile del procedimento, del diritto di accesso ai documenti amministrativi e tutela dei dati personali

 PARTE I - DIRITTO DI ACCESSO E RESPONSABILE PROCEDIMENTO

Art. 1 - Oggetto

Il presente Regolamento contiene, in esecuzione dell’art. 22 - comma 3 - della Legge 7/8/1990, n. 241, le misure organizzative idonee a garantire l’applicazione del diritto di accesso ai documenti amministrativi del Comune, al fine di assicurare la trasparenza dell’attività amministrativa e di favorirne lo svolgimento imparziale.

 Art. 2 - Principi

Ai sensi dell’art. 22 - comma 1 - della Legge 241/90. il diritto di accesso ai documenti amministrativi del Comune è riconosciuto a chiunque vi abbia interesse per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.

L’esame dei documenti è gratuito.

Il rilascio di copia è subordinata soltanto al rimborso del costo di riproduzione, salve le disposizioni vigenti in materia di bollo, nonchè i diritti di ricerca e di visura, di cui al successivo art. 18.

 Art. 3 - Soggetti attivi

 Salvo quanto disposto dall’art. 9 della Legge n. 241 del 7/8/1990, sussiste interesse giuridicamente rilevante tutte le volte che un interesse soggettivo risulti tutelato in qualche modo dell’ordinamento.

Pertanto, il diritto di accesso è riconosciuto ai soggetti nei confronti dei quali il documento produce effetti giuridici (concorrendo alla formazione del provvedimento finale o coincidendo con questo), ai soggetti che per legge devono intervenire e ai soggetti ai quali possa derivare pregiudizio del provvedimento finale.

 Art. 4 - Documento amministrativo

 E’ considerato documento amministrativo, secondo la definizione data dall’art. 1 – comma 1 lett. a) del T.U. delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, approvate con D.P.R. 24/12/2000 n. 445, ogni rappresentazione,comunque formata, del contenuto degli atti, anche interni, delle Pubbliche Amministrazioni, o comunque, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.

 Art. 5 - Esercizio del diritto

Il diritto di accesso ai documenti amministrativi si esercita mediante:

a) visone ed esame del documento;

b) estrazione di copie.

 Art. 6 - Differimento del diritto

 Secondo la valutazione discrezionale dell’autorità competente al rilascio dell’autorizzazione  (come individuata nel successivo art. 8) l’accesso ai documenti può essere differito sino a quando la conoscenza di essi possa impedire o ostacolare lo svolgimento dell’azione amministrativa di cui al successivo art. 7.

 Art. 7- Esclusione del diritto e rinvio

 Il diritto di accesso secondo quanto stabilito dall'art. 24 - 1° comma - della Legge 241/90 è escluso:

-         per i dati coperti da segreto di Stato (Legge 24/10/1977, n. 801, Decreto Legge 5/1/1991, n. 8, D.Lgs. 29/03/1993, n. 119);

-         per i documenti coperti da segreto e da divieto di divulgazione altrimenti previsto;

-         per gli atti preparatori nel corso della formazione di regolamenti, atti amministrativi generali, atti di pianificazione e di programmazione.

Ai sensi dell'art. 24 - 4° comma - della Legge 241/90 sono individuate le sottosegnate categorie di documenti per le quali è escluso il diritto di accesso senza limitazione di tempo:

a)      progetti e elaborati grafici riguardanti edifici adibiti a installazioni militari, aziende ad alto rischio ambientale, edifici destinati all'attività creditizia;

b)      relazioni di servizio e documenti in materia di ordine pubblico, prevenzione e repressione della criminalità;

c)      atti e documenti riguardanti informazioni ricevute da fonti individuate o anonime, nonché da esposti presentati da privati cittadini, da organizzazioni di categoria o da sindacati;

d)      atti e documenti riguardanti l'organizzazione e il funzionamento dei servizi di polizia municipale;

e)      denunce, esposti, verbali di accertamento relativi a violazioni oggetto di comunicazione di reato all'Autorità Giudiziaria;

f)        atti relativi ai procedimenti disciplinari nei confronti del personale dipendente;

g)      atti riguardante l'attività delle Commissioni di indagine istituite dal Consiglio Comunale;

h)      atti e documenti relativi alla vita privata e familiare dei dipendenti comunali contenuti nei fascicoli personali;

i)        atti e documenti riguardanti i contenziosi tributari;

j)        atti e documenti relativi alla salute delle persone e alle loro condizioni psicofisiche;

k)      pareri legali redatti dagli uffici comunali o da professionisti esterni riguardanti liti in atto nonché gli atti di difesa;

l)        tutte le notizie e i documenti relativi alla vita privata e familiare delle persone utilizzate nella formazione degli atti amministrativi;

m)    atti presentati da soggetti privati e non utilizzati ai fini dell'attività amministrativa.

Sono altresì sottratti all'accesso i documenti di seguito indicati in quanto previsto da specifica normativa :

a.1)  trattamenti sanitari obbligatori;

b.1)  dati sensibili ex art. 22 Legge 675/96 e successive modificazioni ed integrazioni;

c.1)  schede anagrafiche (escluso personale autorizzato);

d.1) informazioni e notizie sui rapporti di adozione salvo espressa autorizzazione dell'autorità giudiziaria;

e.1)  cause di inidoneità al servizio militare;  

f. 1)  dati statistici del tipo individuali;

g.1)  schede ISTAT di morte;

h.1) documentazione contenente indicazione della paternità e maternità, fatta salva la  richiesta da parte dell'interessato;

i.1)   informazioni anagrafiche in ordine ai collaboratori di giustizia;

j.1)  atti integrali dello Stato Civile riportanti annotazioni marginali la cui divulgazione è vietata dalla legge, tranne preventiva autorizzazione della Procura;

k.1) notizie riguardanti le generalità e il sesso di persone cui è stato giudizialmente rettificato l'attribuzione di sesso.

In ogni caso i documenti non possono essere sottratti all'accesso ove sia sufficiente fare ricorso al potere di differimento.

Sono temporaneamente esclusi dall'accesso ai sensi dell'art. 24 - 6° comma - della Legge 241/1990 gli atti preparatori di regolamenti, strumenti di pianificazione e programmazione per tutto il periodo della loro formazione.

 Il Responsabile dell'Unità Organizzativa con provvedimento motivato può disporre il differimento dell'accesso agli atti:

-         per motivate esigenze di riservatezza dell'Amministrazione nella fase preparatoria di provvedimenti che vanno ad incidere sul buon andamento dell'azione amministrativa;

-         per documentata difficoltà nell'acquisizione della documentazione considerando il numero delle richieste pervenute e la dotazione organica dell'ufficio;

-         nella fase istruttoria dei ricorsi amministrativi e giudiziari.

       Non sono ammesse richieste riguardanti intere categorie di documenti per le cui ricerche sia necessario una serie di indagini. E, comunque, consentito la visione di atti la cui conoscenza sia necessaria a curare e difendere gli interessi giuridici del richiedente.

 Art. 8 - Ordinamento del servizio e procedimento autorizzatorio

 Il servizio è organizzato con due sistemi complementari, il primo è attuato immediatamente e con lo stesso i diritti di accesso sono assicurati, nell’ambito di competenza, delle unità organizzative comunali, con le modalità stabilite dai successivi articoli. Il secondo, che ne costituirà il completamento razionale, sarà realizzato quando l’Amministrazione disporrà delle risorse necessarie per l’attivazione del “Centro dei servizi per l’informazione e la documentazione dei cittadini” e in sede di rideterminazione della nuova pianta organica.

L’esercizio del diritto di accesso è assicurato dal Responsabile di ciascun Servizio che provvede a tutte le procedure relative all’accesso alle informazioni, alla visione degli atti e dei documenti amministrativi ed al rilascio di copie degli stessi ai soggetti richiedenti. Ciascuna unità organizzativa è responsabile degli adempimenti per l’esercizio dei diritti di cui al precedente comma nell’ambito delle competenze alla stessa attribuite dall’ordinamento comunale.

La definizione dei procedimenti di competenza di ciascuna unità può essere integrata o modificata su proposta del Dirigente di Settore.

Si applicano, per gli adempimenti previsti dal presente Regolamento, le norme di cui al D.P.R. 28/12/200 n.445. I Responsabili dei procedimenti di accesso sono incaricati dal Sindaco delle funzioni di autenticazione delle copie di cui all’art.18 della legge predetta.

Quando l’unità che ha attivato il procedimento di accesso di sua competenza non dispone di una parte delle informazioni, degli atti e dei documenti, deve richiederli direttamente all’unità che ne è in possesso, la quale è tenuta a dare esito immediato alla richiesta.

Il Responsabile di servizio istituisce un protocollo sezionale relativo alle procedure di accesso, sul quale sono registrate richieste, scadenze, tempi e natura delle risposte.

I Dirigenti di Settore:

a) adottano i provvedimenti per la nomina e revoca dei Responsabili del procedimento e dei loro sostituti;

b) vigilano sul funzionamento del servizio;

c) adottano provvedimenti di mobilità interna in presenza del costituirsi di carichi di lavoro particolarmente  elevati e che richiedono tempi superiori a quelli stabiliti per l’esercizio dei diritti di accesso;

d) relazionano sull’andamento complessivo del servizio al Segretario Generale, il quale può proporre osservazioni e rilievi.

  Il procedimento amministrativo finalizzato all’emanazione dell’atto autorizzativo a visionare, esaminare e/o ricevere copie dei documenti amministrativi consta delle seguenti fasi:

a) istanza del richiedente;

b) istruttoria da parte del Funzionario Responsabile;

c) emanazione del provvedimento di autorizzazione.

 Il termine entro il quale il procedimento si deve concludere è stabilito in giorni dieci per l’autorizzazione e successivi giorni venti per il rilascio di copie o visione, decorrenti del ricevimento della domanda. In relazione a istanze urgenti il termine può essere abbreviato sino al giorno successivo a quello di presentazione della domanda, a giudizio del Funzionario Responsabile del procedimento, previo pagamento della somma di Euro 5,16;

 I Dirigenti del settore competente nominano e revocano i Responsabili del procedimento tra i Funzionari o Responsabili di servizio, in base alla specifica competenza e qualifica funzionale. Il Segretario Generale può assegnare a sè o ad altro Dirigente, Funzionario o Responsabile di servizio la responsabilità del procedimento ai fini dell’istruttoria della domanda.

Sino al momento in cui non sia intervenuta l’assegnazione di cui al comma precedente (o ove la stessa non venga effettuata) è considerato responsabile del procedimento l’unità dirigenziale come indicata al precedente comma 3).

Il Responsabile del procedimento comunica l’ammissione, l’esclusione o il differimento del diritto di accesso ai soggetti richiedenti l’autorizzazione e, a richiesta, a chiunque altro vi abbia interessa. Provvede, inoltre, a fornire informazioni sull’iter delle pratiche.

Competente ad adottare il provvedimento di autorizzazione è l’autorità tenuta a formare l’atto conclusivo o a detenerlo stabilmente.

 Art. 9 -  Ufficio Relazioni con il pubblico (U.R.P.)

 L’Ufficio Relazioni con il pubblico, istituito a seguito dell’approvazione della nuova dotazione organica, nel momento in cui diventerà pienamente operativo, deve garantire, mediante la gestione dell’intero procedimento di accesso ai documenti formati dagli altri uffici dell’Amministrazione, il servizio del diritto di accesso, dei diritti di partecipazione procedimentale, l’informazione relativa agli atti e allo stato del procedimento.

L’U.R.P. deve essere dotato di personale adeguato alle effettive necessità rilevate nel funzionamento, impianti tecnologici ed informatici di collegamento con le unità organizzative del servizio di accesso nei diversi settori dell’Amministrazione, con le relative banche dati e con l’archivio.

Il Dirigente dell’ufficio/Responsabile del servizio provvede a nominare il Responsabile del procedimento di accesso e le rispettive competenze.

L’U.R.P. deve provvedere a:

a) ricevere le richieste di accesso alle informazioni, agli atti, e documenti amministrativi, le richieste formali amministrativi, e di rilascio di copie;

b) curare il protocollo delle richieste;

c) decidere sull’ammissibilità delle richieste tenuto conto delle esclusioni e limitazioni stabilite dalla Legge e dal Regolamento;

d) consentire la visione degli atti, documenti, pubblicazioni presso l’Ufficio del Responsabile del procedimento di accesso, ovvero in caso di complessità della visura, o quando l’interessato ne faccia richiesta, la visione deve essere consentita negli appositi locali predisposti per tale attività;

e) predisporre un servizio di sorveglianza durante la visione dei documenti in originale od in fotocopia autenticata;

f) rilasciare copia degli atti e documenti che hanno in disponibilità;

g) inviare, con l’indicazione del termine entro quale fornire la risposta, l’istanza di accesso, al Responsabile del procedimento dell’unità organizzativa competente per materia, se l’atto o il documento non è in loro possesso;

h) segnalare ai Dirigenti/Responsabili di servizio delle unità organizzative interessate per materia le richieste alle quali non è stata data risposta, entro il termine fissato per il procedimento.

 Art.10 - Diritto di accesso dei Consiglieri Comunali

I Consiglieri Comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici del Comune nonché dalle aziende ed enti dallo stesso dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili all'espletamento del proprio mandato, secondo quanto dispongono il quinto comma dell'art. 43 del D.Lgs. 267/2000;

I Consiglieri Comunali hanno diritto di accesso, ivi compreso il rilascio di copie, agli atti dell'Amministrazione di appartenenza ed ai documenti amministrativi formati dall'Amministrazione o dalla stessa stabilmente detenuti, ai fini dell'espletamento del mandato. I capigruppo dei gruppi consiliari ufficialmente costituiti ai sensi dell'art. 14 dello Statuto Comunale, hanno diritto di ricevere dagli uffici preposti copia di tutte le delibere di Giunta e Consiglio, nonché l'elenco di tutte le determinazioni dirigenziali. A richiesta degli interessati e compatibilmente con l'organizzazione dell'Ente tali copie potranno essere forniti su supporto magnetico.

I Consiglieri esercitano i diritti previsti nel presente articolo mediante richiesta al responsabile del servizio dell'accesso, ai responsabili dei servizi o al Segretario Comunale:

a) per l'accesso alle informazioni e la visione degli atti, mediante richiesta formulata, anche verbalmente;

b) per il rilascio di copie degli atti e documenti amministrativi, mediante richiesta contenente l'indicazione specifica degli atti e documenti richiesti.

L'esercizio del diritto previsto nel presente articolo è gratuito.

Per il rilascio di copie di piani urbanistici, progetti e quant'altro comporti un costo ed un impegno elevato per la sua riproduzione la Giunta Comunale può stabilire il pagamento dei rimborsi per il costo di riproduzione, che in ogni caso non possono essere superiori a quelli di cui all'art.18, comma 3, del regolamento di accesso.

I Consiglieri Comunali sono tenuti al segreto nei casi stabiliti dalla legge e non possono in nessun caso utilizzare, per fini diversi da quelli istituzionali le informazioni desunte dai documenti ed atti conosciuti per lo svolgimento del mandato.

Le norme stabilite dal presente articolo si applicano a tutti gli Amministratori Comunali nonchè ai Revisori dei Conti.

 Art. 11 - Pubblicazione nell'Albo Pretorio ed altre modalità di divulgazione delle attività comunali

L'Albo Pretorio del Comune deve garantire la conoscenza e lettura degli atti esposti e, insieme la loro conservazione senza possibilità di alterazioni o sottrazioni.

Tutte le deliberazione del Consiglio e della Giunta, compresi gli atti in essi allegati sono rese pubbliche mediante affissione nell'Albo Pretorio. Le ordinanze del Sindaco, gli avvisi di convocazione dei Consigli, gli avvisi di gara, i risultati delle gare, i bandi di concorso, gli avvisi di rilascio di concessione edilizia, gli elenchi mensili dei rapporti di Polizia Giudiziaria in materia di violazione edilizia, l'albo dei beneficiari di provvidenze economiche e tutti gli atti che per norma di legge o di Regolamento devono essere pubblicati ufficialmente, sono affissi all'Albo Pretorio per il tempo stabilito dalle disposizioni suindicate. Una determinata sezione dell'albo è riservata alle pubblicazioni di matrimonio.

La Giunta Comunale disporrà l'installazione nel centro urbano e nelle zone periferiche più popolate di apposite bacheche al fine di assicurare ai cittadini di prendere conoscenza dei più importanti provvedimenti del Comune. Tali bacheche devono essere riservate esclusivamente alle affissioni dei manifesti ed avvisi, bandi di concorso, ordinanze, annunci, comunicazioni, programmi di manifestazioni organizzate dall'Ente o, per il suo tramite, dallo Stato e da altri Enti pubblici.

La Giunta adotta i provvedimenti necessari per la massima divulgazione dell'attività comunale, quali una guida amministrativa del Comune contenente l'organigramma delle unità organizzative comunali, la loro ubicazione ed i numeri di telefono, i nominativi dei dirigenti/Responsabili di Servizio e dei Responsabili dei procedimenti di accesso, l'indicazione delle competenze di ciascuna struttura. La guida viene distribuita presso gli uffici ed i servizi comunali, le edicole, le librerie ed altri centri di affluenza dei cittadini.

 Art.12 - Istanza del richiedente

 Colui che intende ricevere copia di singoli o più documenti amministrativi formati dal Comune o comunque rientranti nella sua disponibilità è tenuto a presentare istanza scritta in carta semplice all’Autorità competente.

La domanda è in carta semplice, mentre è in competente bollo per il rilascio di copie per il cui uso la legge lo prescriva. Negli altri casi anche le copie saranno rilasciate in carta libera previo rimborso del costo di riproduzione ed il pagamento dei diritti di segreteria.

L’istanza deve contenere:

a) le generalità del richiedente (cognome, nome, data e luogo di nascita, residenza o domicilio);

b) la firma del richiedente;

c) l’indicazione dell’interesse,  che ha il richiedente a ricevere copia;

d) la precisa e puntuale indicazione del documento (o dei documenti) di cui  intende  ricevere copia;

 Gli atti a valenza interna non possono essere oggetto di richiesta di copie se non nei casi espressamente previsti dalla legge.

 Art. 13 - Diritto di accesso a visionare gli atti

Il diritto di visionare le delibere e gli atti  si esercita in via informale mediante richiesta verbale all'U.R.P.

L'interessato deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta, ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione. Non sono ammesse richieste generiche, volte ad ottenere l'accesso ad un numero indeterminato di documenti amministrativi, ovvero richieste che indicano in modo complessivo le pratiche.

La richiesta  è accolta mediante esibizione di un documento d'identità e annotazione nel registro detenuto presso l'ufficio ed evasa senza ulteriori formalità.

Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta , sempre in via informale, detta richiesta deve essere evasa entro i successivi due giorni lavorativi.

 Art. 14 - Istruttoria del Responsabile

 Il Responsabile del procedimento, come individuato ai sensi del precedente art. 8, ricevuta l’istanza di acquisizione di copia di atto, di cui all’art. 12, adotta i seguenti adempimenti istruttori:

     a) valuta le condizioni di ammissibilità, i requisiti di legittimazione ed ogni presupposto rilevante ai fini dell’autorizzazione;

     b) chiede, se del caso, il rilascio di dichiarazione e/o la rettifica di dichiarazione o istanze erronee o incomplete;

       c) cura le comunicazioni previste dall’art. 8 - punto 5) - del presente Regolamento;

d) adotta, ove ne abbia la competenza, il provvedimento finale, ovvero trasmette gli atti all’Autorità competente per l’adozione.

 Art. 15 - Autorizzazione

L’Autorità competente a rilasciare l’autorizzazione è tenuta ad emanare il provvedimento entro il termine stabilito nel precedente art. 8 – punto 8) -, e cioè entro giorni dieci decorrenti dalla presentazione della domanda, con diritto rilascio di copia entro i successivi  venti giorni.

Se autorizza il rilascio di copie è sufficiente che apponga sull’istanza la dizione “visto si autorizza”, seguita dalla data, dalla qualifica, dal timbro del Comune e dalla firma.

Ove, invece, ritenesse l’istanza non accoglibile adotta i relativi provvedimenti adeguatamente motivati:

     a) di rifiuto, solo per le ipotesi tassativamente indicate nell’art. 7 del presente Regolamento;

     b) il differimento per le ipotesi previste nell’art. 6;

     c) di parziale limitazione, se del caso.

Il provvedimento di autorizzazione contiene l’indicazione temporale e la durata durante cui si riceverà copia dei documenti presentandosi nell’ufficio competente.

 Art. 16 - Silenzio - rifiuto

Trascorsi trenta giorni dalla richiesta senza che sia stato adottato alcun provvedimento da parte di chi ne ha competenza, la richiesta si intende rifiutata, ai sensi dell’art. 25 - comma 4 - della Legge 241/90.

 Art. 17 Esercizio del diritto di esame e visione

Il cittadino autorizzato effettuerà la visione e l’esame nel locale che sarà di volta in volta indicato e alla presenza dell’addetto.

Il cittadino autorizzato ha facoltà di leggere, consultare ed esaminare i documenti, ma anche prendere appunti e copiarli a mano.

Effettuata la visione e l’esame, restituirà il documento (o i documenti) nelle mani dello stesso Funzionario da cui li ha avuti in consegna.

 Art. 18 - Esercizio del diritto del rilascio di copie

 Il cittadino autorizzato a ricevere copia del documento, o il suo procuratore o mandatario, riceverà copia dei documenti richiesti nel giorno indicato nel provvedimento di autorizzazione di cui all'art. 15 - 4 comma -, presentandosi presso l'ufficio competente previo pagamento dell'eventuale imposta di bollo, dei diritti di ricerca e di visura e del rimborso del costo di riproduzione.

L'imposta di bollo eventualmente dovuta è corrisposta, nella misura vigente al momento del rilascio, mediante applicazione della marca sul documento, una ogni quattro facciate o frazioni residue.

Il costo di riproduzione è corrisposto in numerario tramite l'Ufficio Economato, nella misura indicata al punto 5) della Circolare del Ministero dell'Interno 9/6/1993, n. 5600/M/8/(9)/Uff.1.

Ricevute le copie richieste, l'interessato firmerà apposita dichiarazione di ricevuta in calce alla domanda.

 Art. 19 - Ricorsi

Contro le determinazioni amministrative concernenti il diritto di accesso e, nel caso previsto dall'art. 16, è dato ricorso, nel termine di giorni trenta, al Tribunale Amministrativo Regionale, il quale decide in Camera di Consiglio entro giorni trenta dalla scadenza del termine per il deposito del ricorso, uditi i difensori delle parti che ne abbiano fatto richiesta.

La decisione del tribunale è appellabile, entro trenta giorni dalla notifica della stessa, al Consiglio di Stato il quale decide con le medesime modalità e negli stessi termini.

In caso di totale o parziale accoglimento del ricorso il Giudice Amministrativo, sussistendone i presupposti, ordina l'esibizione dei documenti richiesti.

PARTE II - DISCIPLINA DEI TERMINI PROCEDIMENTALI

 Art.20 - Termine iniziale

 Il termine iniziale dei procedimenti amministrativi di iniziativa dell'Amministrazione decorre dalla data di adozione dell'atto di impulso da parte della stessa Amministrazione Comunale.

Il termine iniziale dei procedimenti amministrativi iniziati ad istanza di parte pubblica decorre dalla data di ricevimento dell'atto di iniziativa da parte degli uffici comunali.

Il termine iniziale dei procedimenti amministrativi iniziati ad istanza di parte privata decorre dalla data di ricezione dell'atto di iniziativa da parte degli uffici comunali.

Qualora l'istanza di cui al comma precedente non sia regolare, il responsabile del procedimento ne da comunicazione all'interessato nel termine di giorni quindici dal completamento della istruttoria.

 Art. 21 - Certificazione del termine iniziale

 Nell'ipotesi in cui l'istanza è presentata dal privato direttamente agli uffici dell'Amministrazione Comunale, il Responsabile del procedimento rilascia all'interessato una ricevuta da cui risulta la data di presentazione provvedendo alla contestuale registrazione al protocollo generale dell'Ente.

Se l'istanza è inviata per il tramite del servizio postale raccomandato, la certificazione della data di inizio del procedimento è quella apposta sulla ricevuta di ritorno, sulla quale è riportata la data di ricevimento dell'istanza stessa.

Se l'istanza è inviata a mezzo postale senza raccomandata con avviso di ricevimento la data di inizio del procedimento è certificata nella comunicazione che il Responsabile del procedimento invia all'interessato.

 Art. 22 - Termine finale

Tutti i procedimenti di competenza dell'Amministrazione Comunale, devono concludersi con un provvedimento espresso, salvo i casi di silenzio significativo, ed entro un termine prefissato.

I termini sono fissati per tipologia di procedimento e devono ritenersi comprensivi di tutte le fasi procedimentali.

Il termine finale di ciascun procedimento sarà stabilito con delibera di Giunta Municipale, da adottarsi entro un mese dalla esecutività del presente Regolamento, su proposta dei Dirigenti di servizio, unitamente alla specifica individuazione dei Responsabili delle singole unità organizzative facenti parte di ciascun servizio appartenente ad ogni settore

Se il provvedimento è di carattere ricettizio, il termine finale è quello relativo alla comunicazione o notificazione dello stesso all'interessato

In ogni caso in cui sia necessario procedere all'acquisizione di proposte o comunque atti di competenza di altre Amministrazioni Pubbliche, il decorso del termine resta sospeso fino a quando non perviene l'atto richiesto.

Se nel corso dell'istruttoria è necessaria l'acquisizione di un parere, il termine rimane sospeso fino

al ricevimento dello stesso e, comunque, per un tempo non superiore a quarantacinque giorni dalla comunicazione della relativa richiesta.

Per i procedimenti complessi, da adottare insieme ad altre Amministrazioni Pubbliche, il termine si riferisce alla parte di procedimento di competenza del Comune.

I procedimenti per i quali non sia indicato il termine finale si concludono in trenta giorni.

Quando sono previsti da norme specifiche si fa riferimento ai termini ivi previsti.

PARTE III - DIRITTO DI ACCESSO E TUTELA DELLA  PRIVACY

 Art. 23 - Individuazione del Titolare e del Responsabile di trattamento

 Ai fini dell'applicazione della Legge 31/12/1996, n. 675, il Comune è titolare del trattamento dei dati personali, contenuti nelle banche dati automatizzate o cartacee del Comune stesso. Gli adempimenti previsti dalla Legge 675/96 sono effettuati dal Sindaco in quanto rappresentante dell'Ente o da persona da questi delegata

Ai fini dell'attuazione della Legge 675/96, nell'ambito del Comune, con riferimento agli uffici e ai servizi in esso individuati, i Responsabili del trattamento sono i Responsabili degli uffici e dei servizi del Comune.

Il titolare, nella persona del Sindaco (o di persona da questi delegata), può comunque designare, con proprio provvedimento un Responsabile del trattamento dei dati diverso dai soggetti sopraindicati, ai sensi dell'art. 8 della Legge 675/96.

In sede di prima applicazione del Regolamento, i Responsabili sono tenuti ad effettuare un censimento delle banche di dati esistenti presso il proprio ufficio o servizio.

 Art. 24 - Circolazione dei dati all'interno del Comune

Nell'ambito del proprio ufficio o servizio, il Responsabile del trattamento dei dati designa gli incaricati del trattamento.

Ogni richiesta di trattamento dei dati personali, da parte di soggetti diversi dagli incaricati e dai Responsabili, debitamente motivata deve essere soddisfatta nella misura necessaria al perseguimento dei fini istituzionali.

 Art.25 - Richiesta di comunicazione e diffusione dei dati effettuati dai privati e da altri Enti Pubblici

Ogni richiesta rivolta dai privati al Comune e finalizzata ad ottenere il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati personali anche contenuti in banche di dati deve essere scritta e motivata. In essa devono essere specificati gli estremi del richiedente e devono essere indicati i dati ai quali la domanda si riferisce e lo scopo per il quale sono richiesti. La richiesta deve, inoltre, indicare le norme di legge o di Regolamento in base alle quali è avanzata.

Il Comune dopo aver valutato che il trattamento, la diffusione e la comunicazione dei dati personali sono compatibili con i propri fini istituzionali e non ledono i diritti tutelati dalla Legge 675/96 e, in particolare, il diritto alla riservatezza e il diritto all'identità personale dei soggetti cui i dati si riferiscono, provvede alla trasmissione dei dati stessi nella misura e secondo le modalità strettamente necessarie a soddisfare la richiesta.

Le richieste di comunicazione e diffusione dei dati provenienti da altri Enti Pubblici sono soddisfatti, oltre che quando siano disciplinate da una norma di legge o di Regolamento, quando siano necessarie al perseguimento dei fini istituzionali del richiedente, che quest'ultimo avrà cura di indicare, oltre che dei fini istituzionali del Comune.

Art. 26 - Richieste di accesso ai documenti amministrativi

Le richieste di accesso ai documenti amministrativi, ove sussistano le condizioni individuate dalle norme vigenti in materia, sono soddisfatte nella misura strettamente necessaria a garantire l'esercizio del diritto di accesso, nel rispetto delle disposizioni della Legge 675/96. In particolare, non saranno comunicati quei dati personali di soggetti terzi che non abbiano diretta rilevanza per soddisfare la richiesta di accesso.

 PARTE IV  -CONCESSIONARI DI PUBBLICI SERVIZI, AZIENDE SPECIALI, ISTITUZIONI

 Art. 27 - Concessionari di servizi pubblici

In conformità all'art. 23 della Legge n. 241/90 ed all'art. 2 del D.P.R. n. 352/90, il diritto di accesso ai documenti amministrativi nelle forme della visione, dell'informazione e del rilascio di copie è esercitato da chiunque abbia un interesse personale e concreto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.

Costituiscono oggetto di accesso i documenti amministrativi e le informazioni relativi all'espletamento del servizio che il concessionario gestisce per conto del Comune, tra i quali: atto di concessione dal quale risultano le norme regolatrici dell'affidamento del servizio e del suo esercizio, le tariffe di allacciamento, erogazione del servizio, prestazioni accessorie e complementari; i procedimenti con i quali i cittadini sono ammessi alla fruizione del servizio in concessione, con i connessi preventivi di opere, lavori e tempi di esecuzione; ogni altro documento amministrativo relativo all'esecuzione del servizio comunale in concessione.

Le future convenzioni/concessioni devono prevedere tra gli obblighi del concessionario l'assicurazione del diritto di accesso in conformità della disciplina del presente Regolamento.

 Art. 28 - Aziende Speciali Comunali

Le Aziende Speciali predispongono entro sessanta giorni dall'entrata in vigore del presente Regolamento, con specifica deliberazione del Consiglio di Amministrazione, la disciplina per l'esercizio del diritto di accesso in conformità del presente Regolamento.

La deliberazione di cui al precedente comma è atto fondamentale e come tale è soggetta ad approvazione del Consiglio Comunale, ai sensi dell'art.42 del D.Lgs. 18/8/2002 n.267.

 Art. 29 - Istituzioni Comunali

Alle istituzioni comunali si applicano le norme previste dal presente Regolamento.

 Art. 30 - Società per Azioni per l'esercizio di servizi pubblici comunali

Le disposizioni dell'art. 28 si applicano, con gli adeguamenti necessari riferiti alla natura del rapporto con l'Amministrazione, alla gestione dei servizi pubblici comunali effettuata dalle società per azione con prevalente capitale pubblico locale di cui all'art. 111- comm. 1 lett. e) del T.U. 18/8/2000n 267.

 Art. 31 - Pubblicità

Alle disposizioni contenute nel presente Regolamento verrà data pubblicità mediante affissione di manifesti murali e distribuzione di congruo numero di copie del Regolamento ai cittadini.

 Art. 32 - Sanzioni

Nel caso di inosservanza delle norme contenute nel presente Regolamento, verrà applicata la sanzione amministrativa prescritta nell'art. 106 del T.U. 1934 nella misura prevista dall'art. 113 della Legge 689/81.

 Art. 33 - Entrata in vigore

 Il presente Regolamento entra in vigore mediante affissione per quindici giorni all'Albo Pretorio del Comune.

Tutte le disposizioni regolamentari precedenti, in contrasto con il presente Regolamento, devono intendersi espressamente abrogate.

Copia del Regolamento esecutivo viene trasmessa alla Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, istituita presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, in conformità degli artt.22 e 27 della legge 7.8.1990, n.241.

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